クリニックの順番予約システムを導入すれば何が変わる？

10/5/2021

「あとどのくらいで自分の番なのかわからない」などの待ち時間に対する不満は、クリニックへのクレームにつながりかねません。そうとはわかっていても、「電話対応などが多すぎて受付業務が回らない」「患者が集中する時間帯には診療が追い付かなくて待たせてしまう」など、クリニック側も対処しきれていないケースは多いでしょう。そうした状況を打破するために導入すべきもののひとつが、順番予約システムです。具体的にどのようなシステムなのか、紹介していきます。

順番予約システムとは？

クリニックや病院で利用されている予約の方式は、時間予約と順番予約の大きく2つに分けられます。

時間予約とは、「9:00～10:00の時間帯」「10:00～11:00の時間帯」など、時間帯を区切って診療を受け付ける方式です。なぜ時間帯で区切るのかというと、平準化のためです。患者の予約が集中している時間帯を避けて予約を取るようにすれば、平準化を図ることができます。

一方、順番予約とは、名前の通り、予約した順番に患者を診ていく方式です。オンラインの順番予約システムを導入すれば、患者が院外から自分で予約することができます。

順番予約システム導入のメリットはいくつもある

順番予約のメリットは、何人待ちであるかがわかりやすいことです。クリニックからすると、予想外に診療に時間がかかる患者もいますが、あと何人かがわかっていると、同じ時間待たされても患者は不満を抱きにくいでしょう。また、オンラインでの順番予約システムを導入した場合は、スマートフォンやパソコンを使って患者自身が予約してくれるため、電話および窓口での受付業務に追われることがなくなります。「現在の診察待ち人数」「待ち時間の目安」「診察開始時間」などはオンライン上で逐一確認することができるため、患者は早めに来院する必要がなく、待合室や駐車場の混雑も緩和できます。これは、院内感染のリスクを軽減することにもつながるでしょう。

順番予約のデメリットは、システムを導入すればほぼ皆無

クリニックを訪れて順番を取る場合に限っては、順番予約にはデメリットがあります。どんなデメリットかというと、時間で区切られていないため、何時まで待たされるかわからないということです。しかし、順番予約システムを導入すれば、患者は自分の順番が来るまで院内で過ごす必要がないため、待ち時間をストレスに感じにくくなります。たとえば、現在の診察待ち人数が30人と表示されていても、「結構時間があるから近くでお茶でもしていよう」と心にゆとりを持って過ごせます。クリニックが自宅の近くであるなら、診察待ち人数が4、5人になってから家を出ればいいため、体調が悪いときも安心です。

順番予約システムの導入は難しくない

順番予約システムに興味はあるものの、ITに精通していないため導入に不安があるというクリニックもあるかもしれません。しかし、心配は無用です。順番予約システムは、クリニック側も患者側も直感的に操作できるのが大きな特徴です。また、クラウド型のシステムを使えば、パソコンさえあれば導入できますし、システムのアップデートも簡単におこなえます。患者にとっての使いやすさを重視したいなら、LINEのトークから順番予約できるタイプのシステムを導入するのもいいでしょう。予約システムの導入がまだというクリニックは、ぜひお気軽にクリニック開業ナビにお問い合わせください。まずは専門業者に詳しい話を聞くだけでも、どれくらい大きなメリットがあるかがわかるはずですよ。