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診療予約システム「iTiCKET」の機能・特徴・導入費について

診療予約システム「iTiCKET」の機能・特徴・導入費について

「iTICKET Smart Cloud(アイチケット スマートクラウド)」(以下「アイチケット」と表記)は「iPad」「プリンター(発券機)」「モニター」が1セットになった診療予約システムです。

患者さんにとっては「いつ自分の番になるのか」「あとどのくらいかかるのか」がとにかく気になるもの。「アイチケット」ではその情報をクリニック内に設置したモニターに表示できます。

↑クリニックでの操作画面。

予約システム自体はクラウドサーバーにあるので特にクリニック内にサーバーを設置する必要はありません。また、iPadがシステムの端末、タッチパネル式モニターを兼ねますので、省スペースで利用可能です。

「アイチケット」は、患者さんの診療予約・来院して番号券を受け取り・診療の進み具合の確認まで――スムーズに行えるよう考えられたシステムなのです。

「アイチケット」の特徴・機能

「アイチケット」は基本的には「順番制」での利用が多い予約システムです(「時間制」でも使用可能:後述)。「順番制」というのは、銀行などでも使われている「先着順に番号券を取って、その順番に次々人が呼ばれる」というものです。

↑患者さんのスマホの画面。

患者さんはスマホの専用アプリからクリニックに予約を入れます。この時点で患者さんには「○月△日の○番目」という情報が分かります。

何人待っているかという情報も表示されますので、タイミングを見計らって来院すれば患者さんは待ち時間を最小限に抑えることができます。

また、院内に設置されたモニターはiPadに接続されており、

  • 現在何番の人が診療を受けているか
  • 待っているのは何人か
  • 待ち時間は約何分か

が表示されます。「既に呼ばれた方」として「呼ばれたのにいなかったのでスキップした番号」も表示されます。

クリニック内の大型モニターに現在の待合状況を表示できるので、患者さんにとって分かりやすく、「あとどのくらいなんだろう」といらいらした心理状態になるのを抑えることができるのです。

患者さん1人当たりの診察時間が短い診療科目であれば、次々と患者さんの順番は進んでいきますので、このようなシステムはまさに最適といえます。

また、診察時間にばらつきがあり、時間で予約してもどうしてもずれが生じ、かえって患者さんに負担をかけるというクリニックではこのようなシステムの方が向いているでしょう。

「アイチケット」では「時間制」の予約ももちろん可能です(「アイチケット」では「時間帯予約」と呼びます)。こちらは他の業種でもある「○月△日の□時に予約」といったスタイルです。

ただし、「順番制」との併用にはスタッフの力を要します。というのは、番号制で次々診察が進んでいく中、例えば14時10分に予約した患者さんがいると、これはどこにその患者さんを入れるのかについて、どうしても人が判断しないといけないからです。

また、予約時間に遅れた患者さんが出たり、診察時間にずれが生じると、「予約したのに……」と患者さんが不満に思う可能性もあります。

ですので、診療予約システムを導入する際には、クリニックの診療科目に合ったものなのかを、資料を取り寄せる・担当者に話を聞くなどして十分に確認することをお勧めします。

「アイチケット」は以下の機能を備えています。

「アイチケット」の機能

  • 予約受付/予約管理
  • 番号券の印刷
  • 待合情報のモニター表示
  • 患者さんのスマホでの待合情報の確認
  • 呼び出し/再呼び出し/不在者スキップ/電話呼び出し
  • 患者さんのスマホでの待ち状況確認
  • 院内サイネージ
    etc.

プリンターから印刷された番号券にはQRコードが印刷されています。これをスマホで読み取ると、現在の診察情報を表示するページに移動します。患者さんはクリニック内にいなくてもこの機能を使って待合情報を知ることが可能です。

サイネージというのは「看板」という意味ですが、「アイチケット」では待合情報のほかに画像や医療情報などをモニターに表示できるのです。例えば気持ちが安らぐような静止画像でもいいですし、医療情報、あるいは「クリニックからのお知らせ」などもお勧めです。

せっかく患者さんが見ているモニターなので、看板のように使おうというわけです。これはクリニックにとって非常に有益な機能です。

また、この院内サイネージ用に約250番組を用意しており、これは適宜更新されています。この中にきっとクリニックに適したものが見つかるはずです。ちなみに、院内サイネージ機能が無料で装備されている診療予約システムは「アイチケット」だけとのこと。

「アイチケット」の導入準備・導入に必要な時間

「アイチケット」の導入に必要な準備は以下です。

クリニック側で準備すること

  • インターネット環境

患者さん側で準備すること

  • インターネット環境
  • ネットに接続できるパソコン、タブレット、スマートフォン
  • 専用アプリのダウンロード・インストール
    (ブラウザーでも予約は可能)

「アイチケット」は「iPad」「プリンター(発券機)」「モニター」の1セットで導入され、これがクラウドサーバーと連携して動くようになっています。そのため、クリニック側ではインターネット環境があればOKです。

「アイチケット」の導入に要する時間について、開発・販売元の「アイチケット株式会社」に伺ったところ、機材、パンフレット(患者さんに予約システムについて告知するためのもの)の手配などを含めて1~2週間で可能とのこと。

実機がクリニックに到着してから、セッティング・レクチャー・立会を行いますが、1時間ぐらいの説明で使い始められるそうです。

「電子カルテ」「レセコン」との連携

「ORCA(オルカ)」はじめ「Medicom(メディコム)」「Dynamics(ダイナミクス)」など、大手とされるシステムと連携が可能です。ただし、つなぎ込みには提供元との打ち合わせが必要です。

「アイチケット」のサポート体制

「アイチケット」ではフリーダイヤルの電話サポートが標準です。受付時間は平日の08:00~18:00(日祝休み)となっています。

「アイチケット」の導入費用

  • 「アイチケット」導入初期費用:50万円[税別]~
  • 月額費用: 1万4,300円[税別]~
    (別途要件がある場合には相談)

ただし、「アイチケット」(iTICKET Smart Cloud)には、「ライトプラン」「スタンダードプラン」「プロプラン」の3つがあります。

それぞれ機能に違いがあり、例えば「ライトプラン」では予約の受付は90日前からですが、「スタンダードプラン」「プロプラン」では180日前から可能、といった具合です。より詳細な違いは、本記事末のリンクを参照してください。

また、「インターネット予約」と「院内サイネージ機能」を省いた「iTICKET mini」という簡易版もあります。ネット予約なしでクリニックの待合情報の可視化に使いたいという場合にはこちらがおすすめです。価格は30万円[税別]~です。

「アイチケット」の初号機は2002年にリリースされており、以降「医師がストレスなく診察できること」「患者さんがストレスなく待てること」を第一義に考えてその機能をブラッシュアップさせてきたとのこと。

モニターに表示される操作画面もシンプルで見やすく、ユーザビリティーの高いものとなっています。使いやすい診療予約システムを入れたいと考えるのであれば、候補として一考してみてはいかがでしょうか。

「アイチケット」についての詳細は以下の「アイチケット株式会社」のページを参照してください。

https://iticket.co.jp/