紙カルテの保存期間は決められている？　保管方法は？

厚生労働省によると、電子カルテシステムの普及状況は平成29（2017）年時点で、一般病棟＝46.7%、一般診療所＝41.6%と半数以下にとどまっています。つまり、半数以上の医療機関が現在も紙カルテを使っているということですが、紙カルテを使い続けるとなると大変なのが保管場所の確保やそのスペース維持にかかる経費です。そこで今回は、紙カルテの保存に関する疑問を紐解いていきます。

参照：厚生労働省「医療施設調査」より「電子カルテシステム等の普及状況の推移」

紙カルテの保存期間は5年間

まずは、カルテの保存期間について説明します。カルテの保存期間は、紙カルテにしても電子カルテにしても、「保健医療機関及び保健医療担当規則第9条」によって5年間と義務付けられています。"いつから"5年間かというと、初診日ではなく「完結の日から」と記されているので、最後の診療をおこなってから5年と考えるのが妥当でしょう。

参照：「保健医療機関及び保健医療担当規則第9条」より一部抜粋

紙カルテの保管方法は？

続いては、紙カルテの保管方法についてみていきます。医療機関にある紙カルテの量は、医療機関の規模や患者数によっても異なりますが、基本的には患者が増えるほど増えていくものですし、そのうち受付周りには収まらなくなるものです。では、各医療機関はどのようにして保管しているのかというと、大きく次の3つに分けられるでしょう。

1 院内の空きスペースに保管

もっとも多いのがこの保管方法でしょう。保管できるだけの十分なスペースがあればよいですが、患者が増えるほどに紙カルテの量も増えていくことを考えると、それなりのスペースを用意する必要があります。また、紙カルテから電子カルテに切り替えた場合も、そこから数年間は紙カルテも保存しておく必要があります。

2 外部の倉庫などに保管

なかには、外部の専門業者に保管を委託している医療機関もあります。紙カルテに書かれていることは個人情報となるので、保管に責任を持てない点に不安を抱くこともあるかもしれませんが、専門業者であれば24時間体制でセキュリティ体制を整えています。

3 データを電子化して院内に保管

この方法であれば、保管スペースを確保する必要がありません。ただし厄介なのが、紙カルテをスキャンしただけのPDFデータでは、原本と認めてもらえないこと。なぜかというと、電子データは誰でも編集が可能だから。そのため、PDFデータにする場合は、電子署名とタイムスタンプを付与しなければならないと、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」によって定められています。

参照：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン第5版」より一部抜粋

そのほかには、IDや生年月日、名前の頭文字などの数字やアルファベットを色に置き換えて整理する「ビスカ・ファイリングシステム」や、CD-R、DVD-Rなどのメディアを利用することも考えられます。ただし、CD-RやDVD-Rなどのメディアは熱や湿気に弱く、衝撃によってディスクが割れる可能性があるため注意が必要です。

損賠賠償請求がある可能性を考えると20年間の保管が望ましい

カルテの保管期間として義務付けられているのは5年ですが、医療事故による損害賠償請求をされる可能性があることを考えると、20年間保管しておくべきでしょう。なぜかというと、損害賠償請求消滅時効期間が「被害者が医療機関側の過失であることを知ったときから5年間」「医療行為をおこなった時点から20年間」とされているからです。

しかし、20年間分の資料を保管するとなればスペースもかなり必要です。少しでも早い段階で電子カルテへと移行するのが得策といえるでしょう。

電子カルテの保存期間は、冒頭で述べた通り、紙カルテと同じく最低5年間ですが、物理的な保管スペースを必要とすることもなく、紙やディスクのように劣化する心配もありません。少しでも早く電子カルテへ移行を進めることで、大切なデータが消えるかもしれない不安を減らしていけるといいですね。