電子カルテと紙カルテの違いは？ 併用はできる？
紙カルテから電子カルテに移行したいけど、新しいことを覚えるのは大変だし面倒くさい！ そう考える人はとても多いでしょう。事実、使い方を覚えるまでにはスムーズに操作できないことにストレスを感じることもないとはいえません。しかし、導入することによって得られるメリットがたくさんあることもまた事実。紙カルテ、電子カルテのメリットもデメリットも知ったうえで、今後の方向性を考えたいものです。そこで今回は、紙カルテと電子カルテの違いや、併用はできるのかについて説明していきます。
紙カルテのメリット・デメリット
まずは、紙カルテのメリット・デメリットについてみていきます。
紙カルテのメリットとしてまず挙げられるのが、コストの低さです。電子カルテは、使用するためのパソコンやタブレットも含めた導入費用に加えて、毎月の利用料がかかる場合が多いですが、紙カルテを使うために必要なものは紙とペンのみ。また、電子カルテのように電源を必要としないため、停電などの緊急事態でも問題なく使うことができます。
ではデメリットはというと、「患者の数だけ紙が必要で、しかも年々増えていくので保管場所の確保が大変」「水害などによって閲覧不可になることがある」「手書き文字が読みにくい場合がある」「誰かが使用中は他のスタッフが閲覧・編集できない」などが挙げられます。また、電子カルテの内容をもとに請求書作成業務などもおこなう必要がありますが、カルテが会計に回ってくるまでは算定処理がおこなえないうえ、すべて手作業になるため、忙しくなると業務が滞りやすくなることもデメリット。転記ミスも起こり得ます。
電子カルテのメリット・デメリット
続いては電子カルテのメリット・デメリットについてみていきます。
電子カルテのメリットとしてまず思いつくのは、「情報の検索や編集がスムーズにおこなえる」「誰にとっても読みやすい」「紙のように保管する場所が要らない」などでしょう。また、カルテの入力補助機能、処方や注射のオーダー機能などが搭載されているので、医師の業務負担が軽減されます。レセコン一体型の電子カルテであれば、スタッフの業務負担も軽減されるうえ、算定漏れなどのミスも減ります。処方箋などのミスがなくなることは、医療の安全性を高めることにつながります。医師やスタッフの業務がスムーズであることは患者の待ち時間軽減にもつながるので、結果としてクリニックの評価が向上することが期待できます。また、検査会社での検査結果をリアルタイムで共有できたり、iPadで撮影した画像を取り込んだりといったメリットもあります。
一方のデメリットは、まずは導入費用がかかること。操作方法を覚えるまでのストレスをデメリットと考える人も多いでしょう。また、停電時に利用できないことや、セキュリティ対策が必要なこともデメリットのひとつ。ただし、セキュリティレベルを上げるための方法はいくつかあるので、万全の体制を整えることは可能です。
紙カルテから電子カルテへの移行期間に注意すべきこと
紙カルテから電子カルテへの移行を決意したとしても、今日決意してあしたからいきなり電子カルテを使えるわけではありません。まずはどの電子カルテを使うかを決める必要がありますし、使う電子カルテを決めたら、どうやって使うのかのレクチャーを受けて、使い方を覚えていく必要があります。
移行以降の手順を文字化すると、「選定」→「要件確認」「システム設定」→「試験運用」→「本稼働」とシンプルですが、たとえば「選定」ひとつとっても、それぞれのメーカー、それぞれの機器のメリット・デメリット、使い勝手のよさを比較しながらひとつに絞ろうと思ったらそれなりに時間がかかります。「要件確認」や「システム設定」のステップをクリアするためには、自院の仕事のフローなどについて改めてしっかりと考える必要があります。
また、試験運用から本稼働へと進み、本稼働後のレセプトを提出するまでの間には、思わぬトラブルに見舞われることもあるでしょう。そうした場合に備えて、特に移行期間中には、電子化されたデータをプリントアウトして併用するというクリニックもあります。
その際に気を付けなければならないのが、紙に印刷した時刻以降の入力によって、指示が変わっている場合があるということです。その可能性があることを念頭に置いておかなければ、インシデント発生につながりかねないので十分に注意してください。
電子カルテ導入のスケジュールの目安
紙カルテから電子カルテに移行するにあたっては、運用開始日の8カ月以上前から準備をはじめることが望ましいです。目安となるスケジュールは以下の通りです。
- 8カ月前：情報収集
- 6か月前：資料請求やデモ実施を通して比較検討。見積、提案書の依頼や商談を通して電子カルテを選定
- 3か月前：電子カルテの契約・発注およびネット環境・配線などの確認。機器メーカーとの打ち合わせも進める
- 1か月前：電子カルテの導入・設定。機器との連携なども済ませて、試験運用をおこなう
- 1か月後に運用開始
紙カルテをスキャンして電子カルテに取り込むこともできる
電子カルテに慣れるまでの間は、「今まで使ってきた紙のデータが見たい」と感じることも多いでしょう。その場合は、紙カルテをスキャンしてパソコンに取り込んで管理するのも一手。たとえば、京葉電子工業の「病院向け医療文書管理システム スキャンビューア」も、各種紙書類をデジタル化・一括管理するにはうってつけ。タイムスタンプと電子署名で原本化すれば、書類保管スペースと費用を大幅に削減することができます。気になる方はぜひ同社のサイトもチェックしてみてくださいね。
