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紙カルテから電子カルテへ移行する場合の対処法

紙カルテから電子カルテへ移行する場合の対処法

紙カルテから電子カルテに移行する際には、「これまで記入・保管してきた紙カルテをどうする?」という大きな問題にぶつかります。歴史の長いクリニックほど膨大な紙カルテがあり、悩みは深くなります。電子データ化するためには、これらのカルテを一つ一つスキャンするしかないのですが、全部をいっぺんに行うのは無理というもの。有効な移行方法を考えましょう。

再診患者のみ紙カルテから電子カルテ化していくケース

保管されている大量の紙カルテの全てをスキャンすることを考えると気が遠くなることでしょう。そこで、必要なものからコンピューターで管理するようにします。例えば、再診で来院した患者さんのカルテから電子化していく方法です。

再診した患者さんの紙カルテを見ながら電子カルテに入力、あるいはスキャンして電子データ化します。初診の患者さんは最初から電子カルテを使用しますので問題ありませんね。この運用方法なら必要なカルテから電子データにしていけます。もし可能なら、これと並行して過去の紙カルテのスキャン作業も少しずつ進めればいいのです。

既存レセコンからデータ移行するケース

レセコン(レセプトコンピューター)のデータから電子カルテに診療録を持ってくるというのも一つの方法です。そもそも電子カルテよりもレセコンの方が普及しており、歴史も長いのです。電子カルテを導入する前からレセコンは使っていた、というクリニックは多いでしょう。電子カルテの種類によっては、レセコンに保持している診療録データを電子カルテから参照できる機能があります。

例えば、電子カルテ『CLIUS(クリアス)』では日医標準レセコンである『ORCA(オルカ)』の過去レセプトを参照し、オーダーを出せます。『ORCA』を利用しているクリニックであればこの機能を活用できるでしょう。

電子カルテ移行後も5年の保存期間

『厚生労働省』はカルテの保存期間を「診療終了後5年間」と定めています。この5年間が過ぎないとカルテは廃棄できません。紙カルテから電子カルテに移行した場合もこのルールは変わりません。電子データが保護対象となり、5年間は勝手に廃棄することは許されないのです。

過去の紙カルテをスキャンしてくれるサービスもある

クリニック内のスタッフに協力してもらい、過去の紙カルテをスキャンするのが面倒であれば、この作業を専門に行う業者に依頼するという方法があります。

例えば『富士マイクロ株式会社』では、紙カルテをスキャンして電子化(PDF化)。患者IDなどの検索用の情報データを追加し、クリニックのパソコンから検索できるようにしてくれるサービスを提供しています。

参照:富士マイクロ株式会社

『株式会社寿データバンク』では、紙カルテの電子化だけではなく、元の紙カルテを保管するサービスも提供しています。医師にとってありがたいのは、必要なカルテなどがあれば管理倉庫から出して届けてくれることです。電子化を進める一方で、元の紙カルテもしっかり保管しておきたいという意向であれば、利用を一考してもいいのではないでしょうか。

参照:株式会社寿データバンク

紙カルテから電子カルテに移行する際には、必ず「過去の紙カルテをどうしよう」という問題に当たります。スキャンサービスを利用するのでなければ、こつこつと少しずつ電子データ化していくのがいいでしょう。この場合、再診で来院した患者さんのものからなど、優先度をつけて行うのが正解です。