クリニックの事務長の仕事とは？

クリニックの院長は、医師であり経営者であり、クリニック全体の管理者でもあります。勤務医時代は医師としての仕事のみに集中できますが、開業医となったら一人三役をこなすこととなるので、精神的にも体力的にも余裕を持てなくなる場合があるでしょう。その場合は、経営者と管理者の役割を担ってくれる「事務長」を採用するのも一手。では、事務長を雇った場合、どのような仕事を担ってもらえるのでしょうか？　具体的にみていきましょう。

事務長の役割とは？

クリニックの事務長に必要な姿勢は、「院長の考えや想いに共感して、理想の医療を実現するためにともに経営をおこなうこと」です。といっても、医療をおこなうのは、院長および看護師をはじめとする医療スタッフです。事務長には医療の知識や経験は必要ありません。

では、事務長はどんな役割を担っているかというと、院長とスタッフ、患者の橋渡し的役割です。スタッフや患者からの意見を吸い上げて院長に伝えるにあたっては、苦情や相談に対応しなければならないこともあります。その際に大切なのが、院長の代弁者として対応することです。院長と共有しているクリニックのミッションやビジョンを、自分の言葉で伝えていかなければなりません。

その役割を理解せず、院長の考えとは正反対の行動を取ったり、ただ単にスタッフや患者の意見を院長に伝えたりする事務長なら、必要ありません。しかし時には、院長と事務長の意見がぶつかることもあるでしょう。その場合は、理解し合えるまでしっかりと話し合うことが大切です。

事務長は非常勤で採用するのもアリ

代弁者としての役割を担ってくれるなら、すぐにでも事務長を雇いたいと思うクリニックも多いでしょう。しかし、そのための人件費を考えると躊躇してしまうこともあるのではないでしょうか？　事務長が担う仕事はそれまで院長自身がおこなっていた仕事であるため、院長自身の激務改善には役立ちますが、医療行為に関わらないスタッフが増えることを考えると二の足を踏んで当然です。

その場合は、常勤ではなく非常勤での雇用を検討してはいかがでしょうか？　労務管理業務を中心に、週1または2週間に1回程度勤務してもらうだけでも、院長の仕事の負担やストレスはかなり軽減されるはずです。

事務長、スタッフ双方のフォローも意識したい

非常勤の雇用で週1かそれ以下しか出勤しないとなると、事務長のことを軽視するスタッフが出てくる可能性もあります。そうなると、事務長本人も「長」としてのポジションに自信を持てなくなる場合もあるでしょう。そうした事態を防ぐべく、管理職としての業務の範囲や権限を明確にすることで、事務長はクリニックにとって不可欠な役職であることを印象付けましょう。

院長、スタッフの両方から信頼される事務長が理想

院長、スタッフの両方から信頼される事務長がいれば、クリニック全体の雰囲気がよくなることは言うまでもありません。クリニックの雰囲気がよくなり、スタッフが活き活きと働けるようになれば、患者からの評判も上がることでしょう。そうした相乗効果を引き起こしてくれるような人材を見つけるために、よりよい人材を紹介してくれる人材紹介会社を利用するのもおすすめですよ。