クリニックの電話予約をスムーズにする秘訣は？
クリニックには、予約を受け付けているところと、予約を受け付けていないところがあります。予約を受け付けているところは、電話やLINE、web、もしくは来院などで予約を受け付けているでしょう。今回はその中から、電話予約について特徴などをみていきましょう。
予約を受け付けるメリット、デメリットは？
予約制にするメリットを探るために、まずはクリニックの受付のパターンをみていきます。クリニックの受け付けは大きく分けて以下の5つに分類分けできます。
1. 受付順番制－順番予約なし
当日の受付順に診察をおこなうスタイルです。予約を受け付けないため、電話対応なども少なく、対面での患者とのやりとりに集中できる一方、患者が集中する時間帯には待ち時間が長くなり、院内の雰囲気がギスギスすることもありえます。
2. 受付順番制―順番予約あり
電話やオンラインで順番予約を受け付けるシステムです。電話での予約もOKとした場合、電話応対業務が増えてしまいます。一方、スマホやPCで利用できる診療予約システムを使えば、順番が近づいた患者に自動的にメールが配信されるよう設定することもできるので便利です。
3. 完全予約制
順番予約ありの受付順番制とは異なり、事前に予約をとっている患者だけ受け付けるシステムです。「事前予約制」「時間指定予約制」と呼ばれることもあります。
4. 予約優先制
予約は受け付けるものの、当日は予約なしの患者も受け入れます。予約した患者の診療はできるだけ予約時間におこない、予約なしの患者の診療はその合間におこないます。
5. 時間帯予約制
「10:00～10:30」などの幅のある時間帯で予約を受け付けます。
以上のように、「予約」とひとくちに言ってもいくつかのパターンがありますが、患者にとっては、診療時間の目安がわかることから安心感が得られます。また、クリニックにとっては、その日の業務を事前に把握することができるので、効率よく仕事を進められるなどのメリットがあるでしょう。ただし、電話で予約を受け付けている場合は、応対業務に時間を取られるというデメリットはあります。
電話応対業務の負担を減らす方法は？
では、電話応対業務の負担を減らす方法としてはどのようなことが考えられるでしょうか？
ひとつは、電話による自動予約サービスを導入することです。予約電話サービスを導入すれば、患者は予約専用の電話番号にコールして、24時間好きなときに診察の予約・確認・取り消しをおこなうことができます。
自動音声サービスによる電話予約の基本的な流れは以下の通りです。
- 電話機の「※ボタンを2回押す」
- 診察券を持っている患者は診察券番号を入力。新規の場合は電話番号と誕生日の4桁を入力
- 予約希望日をプッシュして空いている日時を確認
- 希望日時を入力
- 予約の確認
- 予約完了
また、「SMS自動送信」「通話録音」などさまざまな機能を利用できる上、設定方法は極めてシンプルなので、利用を検討してみてもいいかもしれません。
web予約やLINE予約の導入もおすすめ
そしてもうひとつの方法としては、web予約やLINE予約を導入することでしょう。これらの予約方法を導入すれば、患者はスマホやPCから簡単に予約できるようになるため、煩わしさが軽減され、クリニックの評価向上にもつながるでしょう。ITに疎くて難しいことはわからない……。と敬遠している人もいるかもしれませんが、自動音声サービス導入同様、クリニック側で難しい操作をおこなう必要はないので、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか？
